Executive Secretary - Leading Architecture Firm

Bergabunglah dengan Pitergan Architect, firma arsitektur terkemuka dan inovatif di Jakarta, sebagai Executive Secretary. Ini adalah kesempatan unik untuk memberikan dukungan administratif tingkat tinggi kepada tim eksekutif kami sambil berkontribusi pada operasional yang lancar dari sebuah firma yang dinamis. Di Pitergan Architect, kami menciptakan lingkungan kerja yang mendukung kreativitas dan kolaborasi, di mana setiap anggota tim memiliki kesempatan untuk berkembang dan berkontribusi pada proyek-proyek yang menantang.

Sebagai Executive Secretary, Anda akan menjadi jantung operasional kami. Setiap hari, Anda akan menangani berbagai tugas administratif yang mendukung proyek-proyek arsitektur kami, mulai dari koordinasi rapat tingkat tinggi hingga manajemen dokumen dan komunikasi internal. Anda akan bekerja dengan tim yang terdiri dari arsitek, insinyur, dan profesional lainnya untuk memastikan bahwa semua proyek berjalan sesuai jadwal dan anggaran.

📋 Tanggung Jawab Pekerjaan

• Menyediakan dukungan administratif tingkat tinggi kepada tim eksekutif, termasuk penjadwalan rapat, koordinasi pertemuan, dan manajemen dokumen.
• Mengelola komunikasi internal dan eksternal, termasuk email, telepon, dan pesan, untuk memastikan aliran informasi yang lancar.
• Membantu dalam pengelolaan proyek, termasuk koordinasi dengan tim, pelacakan progres, dan pelaporan status proyek.
• Mengelola agenda dan menyiapkan bahan untuk pertemuan eksekutif dan rapat tim.
• Menyediakan dukungan teknis, termasuk penggunaan perangkat lunak manajemen proyek seperti Microsoft Project dan Trello.
• Mengelola dan memelihara arsip dokumen dan rekaman untuk memastikan akses yang mudah dan aman.
• Membantu dalam pengelolaan acara dan kegiatan perusahaan, termasuk koordinasi dengan vendor dan pemantauan anggaran.
• Menyediakan dukungan logistik, termasuk pemesanan dan pengelolaan barang-barang kantor.

🎓 Kualifikasi & Syarat

• Pendidikan minimal Sarjana dalam bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
• Pengalaman minimal 5 tahun sebagai Executive Secretary atau posisi administratif serupa di firma arsitektur atau perusahaan profesional.
• Kemampuan komunikasi yang kuat, baik lisan maupun tertulis, serta kemampuan bernegosiasi.
• Penguasaan perangkat lunak Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) dan perangkat lunak manajemen proyek seperti Microsoft Project dan Trello.
• Kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang baik.
• Pengalaman dalam koordinasi proyek dan manajemen acara adalah nilai tambah.
• Pengalaman dalam industri arsitektur atau konstruksi adalah nilai tambah.
• Kemampuan untuk bekerja dalam lingkungan yang dinamis dan berorientasi pada target.

🛠️ Keahlian

Lowongan Terkait